Pernah merasa cemas setelah menekan tombol “Send” pada email bahasa Inggris untuk klien atau atasan, bertanya-tanya “Tadi grammar-nya benar, nggak, ya?”
Rasa khawatir ini wajar, karena satu kesalahan kecil di email bisnis bisa membuatmu terlihat kurang profesional atau bahkan menyebabkan miskomunikasi serius.
Tenang, kamu tidak sendirian. Yuk, kita bedah tujuh kesalahan paling umum—bukan kesalahan pemula, tapi kesalahan yang sering dilakukan profesional—dan cara menghindarinya.
Kesalahan Umum Email Bisnis yang Perlu Kamu Hindari
1. Subjek Email Terlalu Umum (Vague)
Kita tidak lagi bicara soal subjek “URGENT!!!” atau kosong. Kesalahan profesional yang umum adalah subjek yang terlalu vague atau umum, yang tidak memberitahu penerima apa yang harus mereka lakukan.
Penerima yang sibuk mungkin akan menunda membuka emailmu karena mereka tidak tahu apa inti atau urgensinya. Subjek adalah “gerbang” utama pesanmu.
Contoh Buruk: Report (Laporan apa? Kamu mengirim laporan, atau minta laporan?), Meeting Update (Update apa? Dibatalkan? Ganti jadwal?), Following Up (Soal apa?)
Contoh Baik: Mohon Persetujuan: Draf Kontrak Klien XYZ atau Jadwal Ulang: Meeting Project Alpha ke 10 Nov
2. Salah Menerjemahkan Konsep Kerja (Bukan Kata)
Profesional jarang salah menerjemahkan “pabrik” menjadi “fabric”. Kesalahan yang lebih sering terjadi adalah menerjemahkan konsep, idiom, atau struktur kerja di Indonesia secara harfiah.
Ini adalah kesalahan nuansa yang fatal karena kalimatmu mungkin benar secara grammar, tapi maknanya aneh atau tidak natural bagi native speaker.
a. Penggunaan “Overtime” sebagai Kata Kerja
Dalam Bahasa Indonesia, “lembur” adalah kata kerja (“Saya mau lembur malam ini”). Ini sering diterjemahkan langsung. “Overtime” dalam bahasa Inggris adalah kata benda (noun) yang merujuk pada jamnya atau bayarannya, bukan aktivitasnya.
- Contoh di Email (Salah): Hi team, I need to overtime tonight to finish the report.
- Contoh di Email (Benar): Hi team, I need to work overtime tonight… atau I’ll be working late tonight…
b. Istilah “Breakfasting” saat Ramadhan
Ini sangat umum di email undangan bisnis di Indonesia. “Breakfasting” bagi native speaker artinya hanya “sedang sarapan”. Istilah yang benar dan dihormati secara internasional untuk “buka puasa” adalah “Iftar”.
- Contoh di Email (Kurang Tepat): We would like to invite you to our company breakfasting event on Friday.
- Contoh di Email (Benar): We would like to invite you to our company Iftar gathering on Friday.
c. Frasa “Follow Up” Tanpa “With”
Kita sering berkata “Saya akan follow up Pak Budi.” Ini diterjemahkan menjadi “I will follow up Mr. Budi.” Dalam bahasa Inggris, ini terdengar seolah kamu akan “menginvestigasi” Pak Budi. Kamu harus follow up (menindaklanjuti) tentang sesuatu (something) atau dengan seseorang (with someone).
- Contoh di Email (Salah): I will follow up Mr. Budi regarding the invoice.
- Contoh di Email (Benar): I will follow up with Mr. Budi regarding the invoice.
3. Terjemahan Harfiah ‘Thanks Before’
Ini masih sangat sering terjadi. Kita semua tahu maksudnya “Terima kasih sebelumnya,” tapi “Thanks before” secara gramatikal tidak ada dalam bahasa Inggris.
Banyak yang beralih ke “Thanks in advance,” tapi frasa ini pun punya catatan. Di beberapa budaya bisnis Barat, ini bisa terdengar sedikit memaksa, seolah kamu pasti mengharapkan permintaanmu dipenuhi dan tidak memberi mereka pilihan untuk menolak.
Berikut adalah alternatif yang lebih aman dan profesional, tergantung situasinya:
a. “Thank you for your consideration.”
Gunakan ini saat kamu meminta mereka meninjau sesuatu yang butuh keputusan, seperti proposal, lamaran kerja, atau sebuah ide.
b. “I appreciate your help with this.”
Frasa ini bagus untuk menunjukkan rasa terima kasih di awal atas tugas yang kamu minta mereka lakukan, menunjukkan bahwa kamu menghargai waktu dan usaha mereka.
c. “I would be grateful if you could…”
Ini adalah cara yang sangat sopan untuk mengajukan permintaan besar atau bantuan yang mungkin merepotkan, menunjukkan kesopanan tingkat tinggi.
4. Kesalahan ‘I am agree’ yang Membatu
Ini adalah kesalahan klasik yang mungkin sudah “membatu” (fossilized error) bagi banyak pembelajar Indonesia, bahkan di level profesional. Kesalahan ini terjadi karena kita keliru menganggap “agree” adalah kata sifat (adjective) seperti “happy” (dalam “I am happy”).
Padahal, “agree” adalah kata kerja (verb). Kesalahan kecil ini, sayangnya, bisa langsung menurunkan persepsi profesionalisme kamu. Di mata native speaker, ini setara dengan kesalahan yang sangat dasar.
Salah: I am agree with your proposal. Benar: I agree with your proposal.
5. Basa Basi Terlalu Panjang
Di Indonesia, membangun hubungan dengan basa-basi memang penting untuk menjaga harmoni. Kita senang membuka percakapan dengan menanyakan kabar atau hal personal lainnya sebelum masuk ke inti.
Namun, di banyak budaya bisnis low-context (seperti AS atau Jerman), email adalah alat efisiensi. Mereka mengharapkan kamu langsung ke intinya. Paragraf basa-basi yang panjang di awal email seringkali di-skip atau dianggap membuang waktu.
Solusinya, tetap sopan tapi singkat. Satu kalimat sapaan (“I hope you had a great weekend”) sudah lebih dari cukup, lalu langsung masuk ke tujuan emailmu.
6. Mengubur Permintaan di Akhir Email
Karena budaya “sungkan”, kita cenderung membangun konteks panjang lebar dulu. Misalnya, paragraf 1 menjelaskan situasi A, paragraf 2 menjelaskan proyek B, baru di paragraf 3 terselip permintaan (“Mungkin kalau ada waktu…”).
Penerima yang sibuk tidak membaca email kata per kata; mereka men-scan. Mereka mungkin hanya mengira emailmu adalah FYI (informasi) dan akhirnya melewatkan permintaan pentingmu.
Solusinya adalah gunakan front-loading. Sampaikan permintaan utamamu di kalimat pertama atau kedua, baru berikan konteks pendukung setelahnya. Ini menghargai waktu mereka dan memastikan pesanmu tersampaikan.
7. Penutup Ambigu Seperti ‘Please Advise’
Ini adalah kesalahan profesional yang paling umum. Saat email selesai, kita sering menutup dengan “Ditunggu kabarnya” atau “Mohon petunjuknya,” yang sering diterjemahkan menjadi “Please advise” atau “Let me know what you think.”
Bagi penerima, frasa ini tidak jelas dan tidak efisien. Apa yang harus di-“advise”? Kapan batas waktunya? Ini adalah Call-to-Action (CTA) yang lemah karena memindahkan beban untuk memikirkan langkah selanjutnya kembali ke penerima.
Solusinya, jadilah spesifik. Beri tahu mereka apa yang harus dilakukan, pertanyaan apa yang harus dijawab, atau kapan kamu butuh respons.
CTA Lemah: Please advise. atau Let me know your thoughts. CTA Kuat: Please review and send your approval by EOD Friday. atau Could you let me know two possible time slots for a meeting next week?
Penutup
Menghindari tujuh kesalahan ini adalah langkah awal yang besar untuk membangun reputasi profesionalmu. Setiap email yang kamu kirim adalah kesempatamu untuk menunjukkan itu.
Semoga tips ini membantumu merasa lebih percaya diri saat menekan tombol “Send” berikutnya!